CC a BCC – kiedy używać którego?
DW (CC) służy do jawnego informowania osób o korespondencji, a UDW (BCC) do wysyłania ukrytej kopii. Gdy wysyłasz jedną wiadomość do osób, które się nie znają, użyj UDW, aby nie ujawnić ich adresów e-mail.
DO, DW i UDW – czym się różnią?
Angielskie skróty CC i BCC odpowiadają polskim polom DW, czyli „do wiadomości”, oraz UDW, czyli „ukryte do wiadomości”. Pole DO wskazuje głównego adresata, DW służy do jawnego przekazania kopii, a UDW ukrywa adres odbiorcy przed pozostałymi osobami.
| Pole | Widoczność dla innych | Oczekiwanie działania |
|---|---|---|
| DO | Adres widoczny dla pozostałych odbiorców | Od tej osoby zwykle oczekujesz odpowiedzi lub działania |
| DW (CC) | Adres widoczny dla wszystkich odbiorców z pól DO i DW | Odbiorca ma wiedzieć o sprawie, ale nie musi reagować |
| UDW (BCC) | Adres ukryty przed pozostałymi odbiorcami | Odbiorca otrzymuje kopię, lecz nie uczestniczy w jawnym wątku |
Kiedy używać DW (CC)?
Wybierz DW, gdy wszyscy adresaci powinni wiedzieć, kto otrzymał wiadomość. To dobre rozwiązanie w pracy zespołowej, przy informowaniu przełożonego o korespondencji z klientem albo wtedy, gdy kilka osób ma śledzić ten sam wątek.
Przykład: klient jest wpisany w polu DO, a osoby pracujące nad jego sprawą trafiają do DW. Klient widzi, kto został poinformowany, a uczestnicy mogą kontynuować wspólną rozmowę.
Nie wpisuj do DW osób, od których oczekujesz konkretnego działania, jeśli chcesz jasno przypisać im zadanie. W takiej sytuacji lepiej umieścić je w polu DO i napisać wprost, czego potrzebujesz.
Jawna lista odbiorców ma też konsekwencje przy użyciu funkcji „Odpowiedz wszystkim”. Odpowiedź może trafić do wszystkich osób z pól DO i DW, nawet jeśli nie była im potrzebna. Zbyt szerokie używanie DW zaśmieca skrzynki i zwiększa ryzyko wysłania wewnętrznej uwagi do niewłaściwego adresata.
Kiedy używać UDW (BCC)?
UDW wybierz wtedy, gdy wysyłasz wiadomość do wielu osób, które się nie znają, albo nie powinny widzieć swoich adresów. Dotyczy to między innymi ogłoszeń, zaproszeń, informacji dla klientów i prostych wysyłek grupowych.
Adresy e-mail mogą być danymi osobowymi. Umieszczenie ich w polu DW lub DO ujawnia je wszystkim odbiorcom. Użycie UDW ogranicza to ryzyko i wspiera ochronę prywatności zgodną z zasadami RODO.
Odbiorca wpisany w UDW nie widzi pozostałych adresów znajdujących się w tym samym polu. Jeśli kliknie „Odpowiedz”, wiadomość trafi do nadawcy. „Odpowiedz wszystkim” również nie wyśle odpowiedzi do innych ukrytych odbiorców, ponieważ ich adresy nie są dostępne. Może jednak ujawnić nadawcy i osobom z pól DO lub DW, że dany adres znajdował się w ukrytej kopii.
UDW nie jest dobrym miejscem do potajemnego dodawania osoby do trwającej, wrażliwej rozmowy. Gdy przejrzystość ma znaczenie, lepiej dodać odbiorcę jawnie do DW albo wysłać mu osobną wiadomość.
Jak bezpiecznie wysłać maila do wielu osób?
Przy grupowej wysyłce, w której adresaci nie powinni widzieć się nawzajem, postępuj w następujący sposób:
- Własny adres w polu DO – wpisz swój adres albo adres skrzynki, z której wysyłasz wiadomość.
- Odbiorcy w polu UDW – dodaj wszystkie osoby, które mają otrzymać wiadomość, ale nie powinny poznać pozostałych adresów.
- Sprawdzenie listy – upewnij się, że żaden adres grupy nie trafił przypadkowo do pola DO lub DW.
- Wysłanie wiadomości – dopiero po sprawdzeniu pól dodaj treść i wyślij e-mail.
Jeśli nie widzisz pola UDW, poszukaj przy polu DO przycisku lub linku „DW”, „UDW”, „Dodaj DW/UDW” albo podobnej opcji. W niektórych programach trzeba wejść w ustawienia widoku wiadomości, na przykład w opcję pokazywania pól adresowych.
Czy mail jest bezpiecznie zaadresowany?
Przed wysłaniem wiadomości do kilku osób zadaj sobie trzy pytania:
- Czy odbiorcy znają się nawzajem?
- Czy chcę, aby widzieli swoje adresy e-mail?
- Czy jest to masowa wysyłka, w której nie oczekuję wspólnej dyskusji?
Jeśli odpowiedź na ostatnie dwa pytania brzmi „nie”, zastosuj UDW. DW wybierz wtedy, gdy jawność listy odbiorców pomaga w pracy i wszyscy powinni uczestniczyć w tym samym wątku.
