Jak pisać maile bez korpomowy?

Korpomowa zaciemnia sens maila i zmusza odbiorcę do domyślania się, o co naprawdę chodzi. Pisz prościej: używaj konkretnych polskich słów, krótkich zdań i jasno określ, czego oczekujesz.

Korpomowa utrudnia komunikację

E-mail ma przekazywać informację, a nie pokazywać, że nadawca zna angielskie skróty i projektowy żargon. Korpomowa często działa jak językowa tarcza. Zamiast powiedzieć wprost, kto coś zrobi, do kiedy i z jakim skutkiem, można schować odpowiedzialność za słowami typu „zaadresować temat”, „wypracować rozwiązanie” czy „zrobić follow-up”.

Nie każdy angielski termin jest błędem. W niektórych zespołach określenia branżowe są wygodne i zrozumiałe. Problem zaczyna się wtedy, gdy słowo nie wnosi nic poza pozorem profesjonalizmu. Jasny mail szanuje czas adresata. Po przeczytaniu odbiorca powinien wiedzieć, co się wydarzyło, jaka decyzja zapadła i co ma zrobić dalej.

Korpomowa i jasny komunikat – porównanie

Poniższe przykłady pokazują, jak zamienić ogólny lub sztuczny zwrot na zdanie, które od razu przekazuje sens:

Druga wersja nie jest mniej profesjonalna. Przeciwnie, precyzyjniej pokazuje działanie, termin albo oczekiwany rezultat.

Czym zastąpić najczęstsze korpo-zwroty?

Nie chodzi o stworzenie kolejnego słownika. Wystarczy rozpoznać kilka słów, które często zastępują prostą polszczyznę, i podmienić je zależnie od kontekstu:

• ASAP – jak najszybciej, do końca dnia, do jutra. Jeśli termin nie jest ustalony, zapytaj: „Na kiedy tego potrzebujesz?”.
• Feedback – opinia, uwagi, informacja zwrotna.
• Kejs – sprawa, przypadek, zadanie albo problem.
• Fokus – skupienie. Zamiast „fokusujemy się na kliencie” napisz „skupiamy się na potrzebach klienta”.
• Forłardować – przekazać dalej albo przesłać.

Podobnie można postępować z innymi zapożyczeniami. „Task” często oznacza po prostu zadanie, „target” – cel, a „risercz” – poszukiwanie informacji lub analizę. Gdy odbiorca nie pracuje w tym samym środowisku, polski odpowiednik będzie bezpieczniejszy i łatwiejszy do zrozumienia.

Jak napisać mail bez korpomowy?

Przed wysłaniem wiadomości przejdź przez cztery kroki. Zajmują krótko, a ograniczają liczbę niejasnych zdań:

1. Określ cel – zapisz jednym zdaniem, co odbiorca ma zrobić po przeczytaniu wiadomości. Jeśli nie potrafisz tego określić, mail prawdopodobnie nie ma jeszcze właściwego kształtu.
2. Usuń ozdobniki – skreśl wstępy typu „wychodząc naprzeciw oczekiwaniom” oraz słowa, które nie zmieniają znaczenia zdania. Zamiast „w związku z zaistniałą sytuacją” napisz „z powodu opóźnienia”.
3. Przeczytaj wiadomość na głos – szybko usłyszysz zdania, których nie powiedziałbyś w zwykłej rozmowie. Jeśli brzmią sztucznie, napisz je tak, jak wyjaśniłbyś sprawę współpracownikowi.
4. Sprawdź CTA – CTA, czyli wezwanie do działania, powinno wskazywać konkretną czynność i termin. „Proszę o akceptację oferty do środy” działa lepiej niż „proszę o dalsze procedowanie tematu”.

Przykład prostego zakończenia może wyglądać tak: „Proszę o sprawdzenie pliku i informację, czy możemy wysłać go klientowi do piątku”. Odbiorca nie musi zgadywać, czego od niego oczekujesz.

Czy mój mail jest zrozumiały?

Przed kliknięciem „Wyślij” sprawdź trzy rzeczy:

• Czy wiadomość ma mniej niż 10 zdań albo czy każde dłuższe zdanie jest naprawdę potrzebne?
• Czy wiem, czego oczekuję od adresata i do kiedy ma zareagować?
• Czy użyłem słów, których użyłbym w rozmowie przy kawie z tą osobą?

Jeśli odpowiedź na któreś pytanie brzmi „nie”, skróć mail i zamień ogólne sformułowania na czasowniki oraz konkretne terminy.

Profesjonalizm nie wymaga żargonu. Najlepszy mail to taki, po którym nie trzeba dopytywać o intencję nadawcy. Prostota nie odbiera komunikacji powagi – pokazuje, że szanujesz czas drugiej osoby i wiesz, co chcesz powiedzieć.