Jednym z podstawowych elementów decydujących o sprawnym zarządzaniu biznesem jest zarządzanie przychodami oraz wydatkami. Jest to niesamowicie istotna kwestia bez względu na to, czy prowadzimy jednoosobową działalność, czy też zarządzamy przedsiębiorstwem zatrudniającym setki pracowników. Zastanówmy się zatem, na czym polega optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie.
Na czym polega optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie?
W dwudziestym pierwszym wieku coraz częściej spotykamy się z tzw. outsourcingiem. Oznacza to przeniesienie niektórych struktur danego przedsiębiorstwa do innych, zewnętrznych podmiotów. Obecnie bardzo często kwestie optymalizacji kosztów zleca się firmie zewnętrznej. Przyczyna takiego działania jest bardzo prosta. Samodzielne sporządzanie podobnej analizy może okazać się po prostu trudne do wykonania. Oczywiście dla chcącego – nic trudnego. Rynek obfituje w urządzenia i programy, a także usługi, które skutecznie wspomogą nas w tym procesie. Na czym jednak polega sama optymalizacja kosztów. Jest to nic innego, jak tylko próba zredukowania ponoszonych przez nas wydatków, jednocześnie, zapewniając przedsiębiorstwu taką samą (lub nawet wyższą) efektywność. Oczywiście, podobne działania są uzasadnione, jeżeli za spadkiem kosztów nie podąża spadek jakości usług czy też kondycja firmy.
Prawidłowo przeprowadzona optymalizacja kosztów powinna zawierać wielopłaszczyznową i dogłębną analizę przedsiębiorstwa oraz poszczególnych jego struktur. Bez wątpienia osoba zajmująca się tym powinna posiadać dużą wiedzę z dziedzin takich jak finanse i ekonomia, dokonać odpowiedniego researchu oraz (jeśli to niezbędne) przeprowadzić dokładny audyt danej firmy – zwłaszcza jeśli mówimy o outsourcingu.
Jak obniżyć koszty?
Gdzie moglibyśmy szukać korzystnych dla nas możliwości obniżania kosztów? Świetnym wyborem są koszty stałe. Sprawdzić należy możliwość zmniejszenia opłat za najem, prąd, media. Jeśli chodzi o kadrę pracowniczą – optymalizacja kosztów ponoszonych z racji zatrudnienia. Rozważyć można bardziej elastyczne formy pracy, które przyczynią się do zwiększenia potencjału pracowników. Usprawniać należy logistykę, proces zakupów, pozyskiwania i przetwarzania materiałów. Być może okaże się, że warto zainwestować w nowsze rozwiązania czy technologie, lub procesy, które rozłożone w czasie pozwolą zmniejszyć koszty produkcji oraz zarządzania łańcuchem dostaw. Można też zastanowić się nad pozyskaniem dofinansowań, które zostaną przeznaczone na obniżenie kosztów. Jeżeli firma jest zadłużona, zaciągnięte zostały kredyty – należy poszukać możliwości zmniejszenia tego zadłużenia.
Przede wszystkim należy pamiętać, że w zależności od wielkości przedsiębiorstwa dokonanie niezbędnego pozyskiwania informacji i przeprowadzenie audytu zajmie odpowiednio długą ilość czasu, a w samym procesie niezbędna jest współpraca wszystkich oddziałów firmy.
Podatki i ZUS
Powyższe procesy oczywiście są dość proste do przeprowadzenia paradoksalnie w większych firmach, gdzie sztab zatrudnionych specjalistów może usiąść do stołu i szukać najlepszych rozwiązań dla przedsiębiorstwa. Mniejsze firmy mają w tym zakresie znaczne ograniczone możliwości. Jeśli jednak ktoś kto prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą korzysta z usług dobrego księgowego to jest szansa, że ten będzie potrafił odpowiednio zadbać o jego interesy. W małych firmach już koszty stałe w postać różnego rodzaju opłat potrafią być dławiące dla rozwoju biznesu. Co miesięcznie odprowadzanie składek do ZUS to wydatek rzędu 1300 zł. I to jest koszt, który jest niezależny od osiąganych dochodów. Możesz nawet nic nie zarobić w danym miesiącu, a i tak będziesz musiał opłacić ZUS.
W dalszej kolejności sporym obciążeniem mogą być również podatki. Mamy tu na myśl głownie podatek PIT, czyli podatek, który zapłacić od osiągniętego dochodu. To zazwyczaj danina w wysokości 19 % od dochodu ( w zależności od rodzaju rozliczenia z jakiego korzystasz). VAT i tak zawarty jest bowiem w cenie usługi czy produktu, które sprzedajesz. I choć z ZUS-em niewiele możemy zrobić, to dobry księgowy potrafi wybrać dla nas najbardziej odpowiednią formę opodatkowania, tak aby możliwie najwięcej zysku zostało w naszej kieszeni.
